Identificação do motorista: Por que ela é essencial?

A identificação do motorista é uma prática fundamental na gestão de frotas, afinal ela permite um melhor controle sobre quem está operando cada veículo. 

Essa identificação pode ser realizada de diversas maneiras, cada uma com suas vantagens e desafios. Sendo que o tipo dessa aplicação vai depender das necessidades da sua frota.

Afinal, a identificação de motoristas permite saber quais motoristas conduzem seus respectivos veículos, como também as viagens, paradas e os registos realizados por cada um deles.

A seguir, confira mais sobre o conceito de identificação do motorista, os métodos mais comuns e os problemas que ela ajuda a evitar.

O que podemos entender por identificação do motorista?

Para entender melhor, podemos definir a identificação do motorista como o processo de atribuir e registrar cada veículo a um motorista específico em uma frota. 

Esse processo é feito para monitorar e gerenciar o comportamento, desempenho e responsabilidade de cada motorista, além de garantir que todas as operações sejam realizadas de acordo com as políticas e regulamentações da empresa.

A identificação permite rastrear o uso do veículo, controlar a jornada de trabalho e promover a segurança e eficiência operacional.

Aproveite para conferir mais como a tecnologia pode ajudar na gestão da sua frota e com o motorista neste episódio do nosso podcast:

Como a identificação do motorista pode ser realizada?

Existem vários métodos para realizar a identificação do motorista, onde cada um atende a diferentes necessidades e recursos tecnológicos disponíveis que a empresa pode investir.

Aqui estão alguns dos métodos mais comuns:

Planilhas

As planilhas são uma forma manual, bastante comum e básica de identificar motoristas.

Seu processo é realizado a cada viagem ou turno, onde são registrados em uma planilha os detalhes do motorista, do veículo e da viagem. 

Algumas empresas deixam uma planilha com o diário de bordo do motorista dentro de cada veículo para que ele preencha ao longo do dia as informações da sua jornada e ao final do dia isso é passado ao gestor de frotas. Em outros casos, existe uma planilha específica apenas para indicar qual motorista estava dirigindo cada carro em um determinado dia.

Ainda que seja um processo simples e fácil de fazer, esse método é suscetível a erros humanos e não é o mais eficiente para grandes frotas.

Teclado

Alguns sistemas de rastreamento veicular incluem teclados instalados nos veículos, onde os motoristas devem digitar um código de identificação pessoal antes de iniciar a viagem.

Sendo o teclado conectado ao sistema de rastreamento ou telemetria veicular e também ao sistema de bloqueio em casos especiais, o gestor de frotas também poderá acessar em tempo real no sistema de gestão de frotas a informação e os relatórios para saber mais sobre quem estava dirigindo cada veículo.

Este método é mais automatizado do que as planilhas e oferece um nível adicional de segurança e precisão.

Cartão RFID e Ibutton

Cartões RFID (Radio-Frequency Identification) e Ibuttons são tecnologias mais comuns na gestão de frota, pois são dispositivos que armazenam dados de identificação do motorista. 

O motorista precisa passar o cartão ou pressionar o Ibutton em um leitor instalado no veículo para ser identificado. Quando o motorista aproxima o seu cartão do leitor, é identificado e o leitor envia essa informação para o rastreador do veículo.

O rastreador veicular, posteriormente, enviará para a plataforma de gestão de frotas o nome do motorista juntamente com os dados de posição e velocidade do veículo.

Desta forma, o gestor de frotas saberá em tempo real, diretamente da plataforma de gestão de frotas, qual o motorista que está dirigindo cada um dos seus veículos.

Este método é rápido e reduz o risco de erros humanos, além de ser bastante utilizado em sistemas de telemetria avançada.

Aplicativos

Com o avanço da tecnologia, muitos sistemas de gestão de frotas oferecem aplicativos móveis para a identificação de motoristas. 

O aplicativo envia diretamente para o sistema de gestão de frotas a informação de qual motorista está dirigindo o veículo, permitindo com que o gestor faça o acompanhamento.

Existem outras formas indiretas de realizar o controle e a identificação do motorista, como por meio de checklists de entrada e saída do veículo, controles de portaria, tacógrafo e também através de controles de abastecimento.

Os checklists de manutenção, quando feitos via aplicativos ou planilhas, tem um campo para a identificação do motorista, também permitindo que o gestor saiba quando ele saiu e retornou com o veículo todos os dias.

A mesma informação pode ser obtida através do registro de abastecimentos no qual o condutor precisa fazer uma requisição para abastecimento ou quando ele mesmo faz o lançamento dos abastecimentos que ele realizou no veículo.

Por fim, a identificação pode ser feita através do tacógrafo, registrado no disco qual o motorista saiu com o veículo para uma determinada viagem. Esse método, entretanto, só é efetivo para frotas que realizam grandes viagens e o mesmo tacógrafo não será usado por mais de um motorista.

Quais problemas a identificação do motorista evita?

A implementação de um sistema eficaz de identificação do motorista pode prevenir uma série de problemas operacionais e até legais, confira alguns deles:

Multas de trânsito

Como você irá apontar o condutor responsável por uma multa se você não consegue identificar quem é o motorista do veículo? Não tem como! 

Assim, o motorista percebe que não será identificado e tende a relaxar, se sentir mais livre, menos monitorado. Com isso, tende a dirigir de forma mais irresponsável e sem tanta segurança.

Ao identificar quem está dirigindo em um dado momento, é mais fácil responsabilizar os motoristas por infrações de trânsito. Isso não apenas ajuda a evitar multas injustas atribuídas à empresa, mas também incentiva os motoristas a respeitar as leis de trânsito.

Direção perigosa e acidentes

A identificação permite monitorar os padrões de direção de cada motorista. 

Com dados precisos sobre quem está dirigindo, é possível identificar comportamentos de risco, como excesso de velocidade ou direção agressiva, e tomar medidas corretivas antes que resultem em acidentes.

Dessa forma, é possível verificar os motoristas que precisam de treinamento, os que precisam melhorar os hábitos de condução como também premiar os que estão dirigindo bem e ainda reduzir os custos operacionais.

Má utilização ou deteriorações dos veículos da frota

Saber quem está dirigindo cada veículo em todos os momentos ajuda a evitar o uso indevido ou abusivo dos veículos da frota, por exemplo. 

Então, lembre-se de que motoristas identificados são menos propensos a utilizar os veículos para fins não autorizados ou a tratá-los de forma negligente, o que reduz a necessidade de manutenções frequentes e prolonga a vida útil dos veículos.

Além de reduzir custos operacionais, a empresa contribui para aumentar a segurança da sua equipe nas ruas e estradas, o que reduz o índice geral de multas e acidentes.

Irregularidades na distribuição da jornada de trabalho

A identificação do motorista é fundamental para assegurar que os motoristas cumpram as regulamentações de horas de trabalho e descanso. 

Esse procedimento contribui para evitar a fadiga ao volante, melhorar a segurança e assegurar a conformidade com as leis trabalhistas como, por exemplo, a Lei do Motorista.

Irregularidades legais

Um sistema de identificação ajuda a garantir que todos os motoristas tenham as licenças e certificações necessárias para operar os veículos. 

Sendo fundamental para evitar penalidades legais e garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com as regulamentações vigentes.

Leia mais: Devo comunicar aos motoristas que os veículos são rastreados?

Soluções INFLEET para identificação do motorista

Ter uma fonte objetiva de dados de frota, fornecida por um sistema integrado de gestão de frota, pode ajudar a superar o tipo de desafio que todos os que gerenciam veículos enfrentam em algum momento.

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