Como calcular o custo operacional de um veículo?

A Fundação Dom Cabral, em pesquisa “Custos Logísticos”, identificou que mais de 12% do faturamento das empresas é direcionado ao seu centro de logística. Ou seja, custo operacional de um veículo é alto.

Quem trabalha na área de logística e transporte sabe muito bem o alto custo relacionado ao transporte rodoviário de carga e o constante desafio vivido pelos gestores na busca pela redução de custos.

Entretanto, para conseguir reduzir o custo operacional de um veículo é necessário que o gestor compreenda primeiro o que compõe esse custo. Para te ajudar com essa tarefa vamos apresentar como calcular o custo operacional de um veículo.

O que é o custo operacional de um veículo?

O custo operacional de um veículo se refere ao valor gasto para mantê-lo em operação em condições adequadas para uso. Esses custos podem incluir diversos itens, como: combustível, manutenção, multas, depreciação, seguro e impostos.

Claro que o custo varia para cada veículo. É preciso considerar qual tipo, modelo, tempo de uso, quilometragem percorrida e condições de uso.

Por isso, é de suma importância monitorar esses itens para verificar onde pode melhorar, evitar maiores prejuízos e reduzir os custos.

Como determinar o custo operacional por km rodado?

Antes de determinar o custo por km rodado, fique atento para algumas situações específicas da sua frota.

Por exemplo, os motoristas podem receber várias multas e sua empresa ser responsável pelos pagamentos ao invés de repassar esse gasto.

Sendo assim, é necessário considerar todas as variáveis possíveis para realizar o cálculo e não apenas a quantidade de quilômetros percorrido e a quantidade de combustível utilizada.

Itens que compõe o custo operacional de um veículo

Os custos operacionais de um veículo são todos os custos envolvendo a compra e manutenção do veículo, bem como os custos decorrentes das viagens.

Os principais itens de custo de um veículo, seja ele leve ou um caminhão são:

• Depreciação;
• Manutenção;
• Combustível;
• Lubrificante;
• Pneus;
• Salário e encargos do motorista;
• Hora extra do motorista;
• Licenciamento;
• Seguro;
• Pedágio;
• Sistema de gestão de frotas;
• Lavagem;
• Custo de oportunidade;
• Despesas administrativo;

O gestor deve ficar atento às particularidades da sua operação, para avaliar se existe mais algum custo necessário para garantir a vida útil do veículo e a realização de uma viagem.

As despesas administrativas não devem ser esquecidas e merece muito cuidado já que é um gasto indireto. Ele corresponde à despesa do pessoal administrativo, como, por exemplo, o gestor e assistente de logística e ferramentas de gestão utilizadas para a gestão de frotas. Essa despesa deve ser dividida pela quantidade de veículos para saber o valor da despesa administrativa por veículo.

Entretanto, você deve ficar atento ao fato de que ao vender um veículo a sua despesa administrativa não irá reduzir, pois a divisão por veículo é apenas um método de rateio para a análise do custo operacional de um veículo da frota.

Leia também: Sinais de que os custos de manutenção da sua frota estão elevados

Qual é a importância de calcular o custo operacional de um veículo?

Calcular o custo operacional de um veículo é algo fundamental para a gestão de frotas. Pois, este processo não apenas fornece uma visão clara dos gastos associados a cada veículo, mas também traz uma série de benefícios estratégicos. Aqui estão alguns aspectos essenciais:

Redução de custos

A compreensão detalhada dos custos operacionais permite identificar áreas onde é possível reduzir despesas. Isso vai além do simples monitoramento dos tipos de combustível; inclui manutenção, depreciação e outros custos associados à operação diária dos veículos.

Assim, ao analisar esses custos, as empresas podem implementar estratégias de eficiência e redução de gastos, contribuindo para uma gestão financeira mais saudável.

Controle de despesas

O cálculo do custo operacional é um poderoso mecanismo de controle de despesas. Ao registrar e analisar cada componente do custo, o gestor pode identificar tendências de gastos, variações sazonais e outros padrões que podem impactar o desempenho financeiro.

Por isso que esse controle refinado permite uma abordagem proativa na gestão de despesas, evita surpresas desagradáveis e garante uma operação mais eficiente.

Avaliação do desempenho de veículos

Entender os custos associados a cada veículo possibilita uma avaliação mais precisa do desempenho de toda a frota. Isso vai além da simples eficiência no consumo de combustível.

Essa avaliação permite identificar se determinados veículos provocam custos de manutenção excessivos, indicam a necessidade de substituição ou revisão da gestão da frota.

Tomada de decisões mais assertivas

Ao calcular o custo operacional, o gestor tem acesso a informações valiosas que embasam decisões estratégicas. Seja na renovação da frota, na escolha de fornecedores de serviços ou na definição de políticas de manutenção, a análise do custo operacional fornece dados concretos para embasar escolhas mais acertadas.

Com isso é especialmente crucial em um ambiente operacional onde a eficiência financeira é determinante para o sucesso.

Como calcular o custo operacional de um veículo?

Agora, confira um passo a passo para te ajudar a calcular o custo operacional de um veículo.

Classificação em custos fixos e variáveis

Os custos variáveis de um veículo são todos os que estão diretamente relacionados com a quilometragem percorrida, por exemplo, pneus, combustível, lubrificante, custo administrativo.

Os custos fixos de um veículo são aqueles que serão pagos independentemente da quantidade de quilômetros percorridos pelo veículo em um mês, por exemplo, seguro, licenciamento, salário do motorista, sistema de gestão de frotas, depreciação.

Caso a sua empresa possua uma oficina própria, o custo do salário e encargos do mecânico será um custo fixo, enquanto o custo com as peças utilizadas para os serviços de manutenção será um custo variável.

Relacionado: Redução de custos

Custos variáveis

Vale relembrar que é crucial identificar as necessidades da sua frota, o que também inclui os custos variáveis. Como já citado na tabela no item anterior.

Dessa forma, você também pode adicionar os gastos com:

• Locação de veículos;
• Lavagem e limpeza
• Pedágios e estacionamentos;
• Custos de viagens e deslocamentos;
• Multas e infrações;
• Acidentes e sinistros;
• Aumento nas taxas (IPVA, seguros).

Determinação do custo de cada item

Nesse ponto é necessário calcular o custo unitário de cada item listado anteriormente, para que você possa somá-los ao final e então obter o custo operacional de cada veículo da sua frota.

O custo anual de seguros e licenciamentos pode ser dividido por 12 para ser avaliado em uma base mensal. Enquanto que, como comentado, as despesas administrativas mensais podem ser divididas pelo número de veículos para a realização do rateio.

Roberto Vatan Santos apresenta um exemplo prático de cálculo de custos unitários e do custo operacional de um veículo no seu artigo: Custos operacionais e formação de preço de frete no transporte rodoviário de cargas um estudo de caso.

Ao final da análise do custo operacional você poderá identificar os itens que mais contribuem para o custo de um veículo, analisando o gráfico de contribuição de cada item de custo.

Como reduzir o custo operacional de veículo em sua frota?

A redução do custo operacional de veículos em uma frota é um desafio constante, mas estratégias bem planejadas podem fazer uma diferença significativa. Aqui estão algumas delas:

Planeje rotas

O planejamento eficiente de rotas é um dos principais contribuintes para a redução de custos operacionais. Rotas otimizadas não apenas economizam tempo, mas também minimizam o consumo de combustível e a quilometragem desnecessária.

Por isso, aproveite também para utilizar tecnologias de mapeamento e roteirização para garantir que cada veículo siga o caminho mais eficiente.

Leia também: Planejamento de manutenções

Treine os seus motoristas

O treinamento adequado dos motoristas desempenha um papel crucial na redução de custos operacionais.

Motoristas bem treinados estão mais conscientes das práticas de direção eficiente, como evitar acelerações bruscas, multas por excesso de velocidade, frenagens desnecessárias e manter velocidades moderadas. Isso não apenas economiza combustível, mas também contribui para a segurança da frota.

Colete e baseie-se em dados

A coleta e análise de dados são ferramentas poderosas para a redução de custos operacionais. Sistemas de videotelemetria, telemetria e rastreamento podem oferecer insights valiosos sobre o comportamento de condução, eficiência de combustível e padrões de manutenção.

Assim, baseando-se nessas informações, o gestor pode identificar áreas de melhoria, otimizar rotinas operacionais e adotar estratégias para reduzir custos.

Realize a manutenção preventiva

A manutenção preventiva é uma estratégia econômica para evitar custos imprevistos e manter o veículo em operação sem ficar bastante tempo inútil.

Sendo necessário implementar programas regulares de manutenção. Além de incluir verificações de rotina e trocas de óleo, que podem prolongar a vida útil dos veículos, reduzir o desgaste de peças e evitar problemas mecânicos caros como aumentar a segurança da frota.

Conte com a tecnologia

A tecnologia desempenha um papel fundamental na redução de custos operacionais. Sistemas de gestão de frota, câmera veicular, telemetria e softwares de roteirização são ferramentas valiosas para otimizar operações.

Com o fornecimento de dados, o gestor pode tomar uma decisão mais assertiva e aumentar a eficiência geral da frota.

Como controlar despesas e custos operacionais de veículos?

Uma das estratégias mais eficazes é monitorar o consumo de combustível por meio de sistemas de telemetria, que permitem rastrear o uso em tempo real.

Assim, monitorar o comportamento dos motoristas é essencial para reduzir os custos operacionais por meio de treinamentos regulares de direção defensiva, programas de incentivo e sistemas de monitoramento ajudam a promover práticas de condução segura e econômica.

Além disso, a manutenção preventiva também evita falhas e prolonga a vida útil dos veículos. Por exemplo, a gestão de pneus, incluindo o monitoramento da pressão e o rodízio regular, também contribui para a eficiência e segurança da frota.

Enquanto manter a documentação em ordem e assegurar a conformidade com as regulamentações legais evita multas e penalidades, o que evita custos desnecessários.

Por fim, a análise de dados e a geração de relatórios regulares permitem identificar tendências e áreas de melhoria. De tal forma que o gestor pode implementar ações corretivas que otimizam os custos operacionais e aumentam a eficiência da frota.

Sistemas de monitoramento INFLEET

Ter uma fonte objetiva de dados de frota, fornecida por um sistema integrado de gestão de frota, pode ajudar a superar o tipo de desafio que todos os que gerenciam veículos enfrentam em algum momento.

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