O que é e o que faz um gestor de frotas?

O gestor de frotas é uma figura fundamental em todas as empresas que lidam com transporte ou possuem um frota própria de veículos. O gestor de frotas é o responsável pelos ativos que geram receita para o negócio.

O trabalho do gestor de frotas está principalmente ligado aos pilares de produtividade, controle e desempenho sendo, portanto, essencial a sua capacidade de entender e analisar dados.

Entretanto, existe no mercado pouca especialização para essa área e em muitas empresas a função de um gestor de frotas não é executada por um profissional específico, mas sim por uma pessoa com um cargo administrativo ou do setor de logística.

Vamos apresentar nesse artigo o que é um gestor de frotas e quais são as atividades principais que ele deve desempenhar!

O que é um gestor de frotas?

De maneira bem direta, o gestor de frotas é a pessoa responsável por toda a estrutura envolvendo os veículos da empresa, sejam eles carros, motos ou caminhões.

Suas responsabilidades são técnicas, econômicas e pessoais, uma vez que ele é responsável pelo controle de manutenção e disponibilidade da frota, controle de custos, eficiência operacional e desempenho da equipe.

O gestor de frotas precisa então garantir a disponibilidade dos veículos para a execução dos serviços, porém isso deve ser feito buscando sempre a maior eficiência orçamentária possível,. De modo que ele também é responsável por planejar, analisar e implementar melhorias para o desempenho dos veículos e redução de custos.

O que faz um gestor de frotas?

O gestor de frotas é responsável por toda a estrutura envolvendo os veículos da empresa. Ele planeja e monitora gastos dos veículos, verifica possibilidades de economia, controla a eficiência da operação e o desempenho da equipe.

Podemos, então, separar a atuação do gestor de frotas em quatro áreas principais:

Gerenciamento financeiro

O controle financeiro da frota é uma das principais funções do gestor de frotas, ele precisa monitorar os custos operacionais e controlar a sua evolução dentro do orçamento da empresa.

O gestor de frotas então, é o responsável por planejar os custos da frota, registrar os custos realizados e identificar oportunidades de melhoria que permitam a redução de custos em períodos futuros.

Nesse sentido o gestor de frotas precisa registrar todos os custos envolvendo manutenções, combustível, pessoal, pneus, pedágios, folha de pagamento, hora extra e avaliar os desvios que estes custos estão apresentando com relação ao planejamento.

Os principais indicadores financeiros que devem ser acompanhados pelo gestor são: custo por quilometro, composição do custo (% do custo com combustível, % de custo com manutenção e assim sucessivamente) e o custo operacional da frota.

Gestão de manutenção

Visando o objetivo de garantir a disponibilidade dos veículos para a execução dos serviços e atividades da empresa o gestor de frotas é também o responsável pela manutenção dos veículos.

Nesse sentido ele deve criar o plano de manutenções preventivas de cada veículo, acompanhando o calendário de serviços e a quilometragem.

Além disso, ele deve realizar o registro das manutenções corretivas que foram realizadas, analisar a frequência com que essas manutenções estão ocorrendo e planejar ações que reduzam o desgaste dos veículos, como por exemplo, a realização de treinamento em direção econômica com os motoristas e o monitoramento do modo de condução.

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Controle de eficiência

O gestor de frotas precisa ter um controle da eficiência da sua frota e da sua operação.

Nesse campo, o gestor de frotas precisa acompanhar a autonomia dos veículos, intervalo de tempo entre manutenções, tempo de cada serviço parado, lucratividade das rotas e elaborar planos de ação que permitam melhorar esses indicadores.

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Gestão de equipe

A gestão de pessoas é provavelmente a responsabilidade mais importante do gestor de frotas, dado que todas as outras funções dependem do modo de condução dos motoristas e do seu desempenho para a execução dos serviços.

O modo de condução, como dirigir com alto RPM, padrão de troca de marchas, velocidade excessiva, acelerações, curvas e frenagens bruscas, impactam diretamente no consumo de combustível e desgaste do veículo, multas e acidentes.

O gestor de frotas precisa ser um líder para a sua equipe de motoristas e assistentes ou no caso de frotas terceirizadas lidar com a equipe da empresa parceira. É preciso garantir que essas pessoas irão dar o melhor de si no dia a dia, realizar os processos conforme planejado e representar adequadamente a empresa perante os clientes.

Por fim, é essencial ter um bom padrão de avaliação de desempenho dos motoristas e da equipe e também realizar o controle da jornada de cada motorista, garantindo o pleno atendimento da legislação trabalhista.

Análise de resultados

O gestor de frotas deve compilar e gerar relatórios com análises de resultados em cada uma dessas áreas, acompanhar os indicadores e metas do setor para análise de desempenho e comunicar com a direção da empresa sobre a performance da frota e dos motoristas.

Principais desafios enfrentados pelo gestor de frotas

O dia a dia do gestor de frotas é muito dinâmico e cheio de desafios. Por isso, listamos alguns dos principais desafios enfrentados por esse profissional nos tópicos a seguir.

Aumentar a vida útil dos veículos

Nenhum dono de empresa quer comprar um caminhão novo todo ano.

Assim, o gestor de frotas precisa controlar a depreciação dos seus veículos, mantendo eles em condições de trabalho pelo maior período possível. Para isso, o gestor precisa continuamente acompanhar o plano de manutenção preventiva do veículo e controlar o modo de condução de cada motorista.

Lidar com a pressão para a redução de custos operacionais

Todo gestor precisa reduzir custos com o seu setor para melhorar os resultados da empresa e garantir a sua competitividade. Isso não é diferente com o gestor de frotas. Existe uma pressão muito grande para uma redução de custos, aumento da lucratividade das rotas e melhoria de desempenho.

É preciso ter planos de redução de consumo de combustível, custos com manutenção, folha de pagamento e muito mais.

Controle do custo de combustível diante da variação constante de preços

O gestor de frotas planeja um orçamento que servirá como parâmetro de avaliação de desempenho ao longo do ano ou semestre. Entretanto, o preço dos combustíveis costuma flutuar, às vezes muito, a depender da dinâmica do mercado.

De qualquer forma, o gestor precisa garantir que mesmo nesse cenário os seus custos de combustível não vão explodir.

Manter a motivação e o desempenho da equipe

Ser um líder que mantém a motivação da sua equipe, garante o seu bom desempenho, avalia adequadamente os seus liderados não é uma tarefa fácil.

Um dos grandes desafios do gestor de frotas é atender as necessidades dos motoristas, assistentes, mecânicos e ao mesmo tempo garantir os resultados da empresa.

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Principais habilidades de um gestor de frotas

Diante da grande variedade de atividades e responsabilidades que um gestor de frotas possui e também do dinamismo da rotina desse gestor existem algumas habilidades que o ajudarão a ser bem sucedido na sua tarefa.

Organização

Primeiramente, o gestor de frotas precisa ser muito organizado. Uma vez que o volume de informações com que ele lida é muito alto, o gestor de frotas precisa ser capaz de registrar e armazenar todos os acontecimentos, como abastecimentos realizados, serviços de manutenção, pagamento de motoristas etc.

Visão estratégica

Além disso, o gestor de frotas também precisa ser uma pessoa com visão estratégica da empresa, entendo todo o contexto no qual o seu trabalho está inserido e qual a sua importância para o sucesso da empresa.

Visão analítica e proatividade

É preciso também ter uma visão analítica e proatividade, com mentalidade voltada para a resolução de problemas e flexibilidade para lidar com as mudanças constantes ocorridas na operação.

Orientação para resultados

É importante ressaltar que o gestor de frotas deve ser uma pessoa voltada a resultados, com foco em produtividade e decisões baseada em dados.

Uso de indicadores

Por fim, é indispensável que o gestor de frotas tenha indicadores para cada área da operação que deseja controlar, com metas, método de medição e de acompanhamento, pois apenas a partir desses dados é que ele conseguirá avaliar o desempenho da equipe, verificar desvios e elaborar planos de melhoria.

A tecnologia como auxiliar do gestor de frotas

O sistema de gestão de frotas é o grande aliado do gestor. Sistemas de controle de abastecimento, manutenções, monitoramento e rastreamento veicular além de sistemas de telemetria permitirão ao gestor ter uma visão completa e em tempo real da sua operação, além de dados e registros históricos que permitirão a análise de informações e tomada de decisão mais assertiva.

Cada empresa deve utilizar o sistema de gestão de frotas que mais se adequa a sua realidade e ao tamanho da sua operação, porém saiba que esse é um investimento cujo retorno é certo.

O sistema de gestão de controle de combustível e abastecimentos permitem identificar desvios e controlar consumo pois analisa todas as informações de registros de abastecimentos, média dos veículos, litros consumidos, valor gasto por mês, por tipo de combustível e por posto.

O sistema de gestão de manutenção permitirá ao gestor ter o controle total dos custos, saber quando cada peça foi trocada ou serviço realizado. O sistema de gestão de manutenção te permite cadastrar planos de manutenção preventivas, gerenciar ordens de serviço, estoque de peças, custos com peças e mão de obra, separando indicadores por tipo de serviço, veículo, centro de custo.

Os sistemas de monitoramento de frotas e telemetria por sua vez te permitem ao gestor ter o controle total da operação, acompanhando a posição dos caminhões em tempo real, analisar rotas realizadas, pontos de parada, quilometragem percorrida e o modo de condução dos seus motoristas.

Freadas, curvas e acelerações bruscas, RPM fora do indicado, dirigir na banguela, excesso de velocidade para o peso do veículo, parar o veículo e mantê-lo ligado. Tudo isso são hábitos ruins de direção dos motoristas que impactam diretamente no consumo de combustível, desgaste e vida útil das peças e dos pneus e, portanto, nos custos.

Os sistemas de telemetria permitem com que todas essas variáveis sejam controladas pelo gestor de frotas, para que ele avalie com informações precisas os seus motoristas, crie planos de treinamento para os que apresentam notas baixas no ranking e premie aqueles que apresentam notas altas.

Por fim, o sistema de controle da jornada de motorista é uma tecnologia para o gestor de frotas obter de maneira confiável as informações para a criação do diário de bordo do motorista.

Através da captação de dados do veículo, análise de pontos de parada, rotas, duração de viagens, identificação do motorista, a plataforma permite o preenchimento automático da jornada de trabalho do fornecendo informações com maior precisão e confiabilidade, evitando portanto erros de preenchimento, fraudes e processos trabalhistas.